Nya lagregler om e-faktura den 1 april

Den 1 april 2019 blir det lag på att inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura), enligt en ny europeisk standard.

För våra medlemsföretag är följande viktigt att känna till:

• De nya regler om krav på e-fakturering börjar gälla den 1 april 2019. Reglerna gäller alla upphandlingar som påbörjas från och med 1 april 2019.
• Reglerna omfattar alla upphandlingar enligt LOU. Även mindre direktupphandlingar omfattas. Dock omfattas inte lagen om valfrihetssystem (LOV) och vårdval.
• Var beredd på att det i upphandlingarna kommer ställas krav på att ni ska sända e-faktura enligt ny EU-standard, som heter PEPPOL BIS Billing 3.
• Att sända en PDF uppfyller inte kraven.
• Det är möjligt för en utförare att komma överens med kommunen, regionen eller andra offentliga kunder om att i stället använda annan e-fakturastandard inom ramen för kontraktet.
• Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) kan förelägga en leverantör vid vite att leva upp till lagens krav.

Vad behöver du som utförare göra? (förutsatt om du omfattas av kraven, se ovan)

• Om ni har ett ekonomisystem eller en faktureringstjänst:
  Fråga om er leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst kan skicka e-fakturor i PEPPOL-nätverket enligt standarden BIS Billing 3.
  Om svaret är ja, så uppfyller ni kraven när ni sänder elektroniska fakturor.
  Om svaret är nej, så bör systemleverantören uppdatera till EU-standarden.
• Om ni och er offentliga kund kommer överens om att använda en annan e-fakturastandard, kan ni i stället sända fakturor på det sättet.
• Om ni inte har ett ekonomisystem eller en faktureringstjänst:
  Fråga kommunen, regionen eller andra offentliga kunder om de har en fakturaportal, där ni kan manuellt kan skriva in era faktureringsuppgifter. Genom att fakturera i en sådan portal uppfyller ni lagkraven.
• Statliga myndigheter ska redan ha sådana portallösningar. Enligt ett förslag från Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) ska kommuner och landsting tillhandahålla avgiftsfria fakturaportaler senast den 1 oktober 2019.

Almega tillstyrker förslaget att upphandlande myndigheter ska tillhandahålla en avgiftsfri fakturaportal senast den 1 oktober 2019. Innan det säkerställs att det finns fungerande system och fakturaportaler på plats på myndigheternas sida anser Almega att det inte bör komma i fråga att vitesförelägga leverantörer att sända e-fakturor enligt den nya EU-standarden. Läs Almegas remissvar här